ООО "Навигатор-консалт"

г. Москва, ул. Вавилова, д. 69/75, офис 1103

Не обещаем. Делаем Ваш бизнес прибыльнее!
Заказ бесплатной консультации

     Квалифицированный специалист свяжется с Вами в течение рабочего дня!

Услуги и стоимость.

Электронный документооборот

(ЭДО)

Аудиторская компания ООО «Навигатор-Консалт» оказывает услуги по внедрению и обслуживанию системы электронного документооборота (ЭДО) корпоративных заказчиков.

Правительство РФ приняло и утвердило национальную Программу «Цифровая экономика РФ» на период до 2024 года. Один из инструментов цифровизации — переход на электронный документооборот (ЭДО), обмен электронными документами. Юридическую значимость электронному документу придает электронная подпись, которая на территории РФ равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Единого закона об ЭДО в российском законодательстве нет, применение ЭДО регламентируется законодательством РФ, в том числе: Федеральным законом «Об электронной подписи» от 06.04.2011г. №63-ФЗ, Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006г. №149-ФЗ, Гражданским Кодексом РФ, Налоговым Кодексом РФ, Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011г. №402-ФЗ, Постановлениями Правительства РФ, Приказами ФНС. ФНС РФ активно поддерживают перевод документов в электронный вид и разрабатывают форматы работы с документами в электронном виде. ФНС России разработаны Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности и План мероприятий по ее реализации, включая организацию и развитие внутрироссийского и международного обмена электронными документами. К концу 2024 года вступят многие документы окончательно перейдут в электронный формат, в том числе товарно-транспортные накладные и документы по учету НДС.

Электронный документооборот (ЭДО) удобный способ взаимодействия по документам между поставщиками и покупателями. ЭДО положительно влияет на скорость заключения договорных документов и ускоряет оборачиваемость дебиторской задолженности. Компании внедрившие ЭДО получают входящие платежи раньше, раньше видят акты и другие первичные учетные договорные документы. ЭДО исключает возможность потери/подделки документов, предоставляет возможность подписания документов в электронном виде без обязательной необходимости посещения офиса.

Для успешного внедрения ЭДО необходимо в рамках существующих бизнес-процессов компании, внедряющей ЭДО, проанализировать текущий порядок согласования и подписания документов и на основе действующих регламентов отладить электронный документооборот. Процесс перехода на ЭДО происходит в несколько этапов: 1) Применение ЭДО для заключения договорных документов; 2) Применение ЭДО для обмена корреспонденцией; 3) Применение ЭДО для обмена первичной документацией. С целью привлечения к ЭДО максимально большего количества контрагентов в адрес компаний необходимо направить запросы на переход на электронное взаимодействие и получить ответное уведомление о принятии предложения о переходе на ЭДО. Одновременно необходимо проработать вопрос электронного хранения документов, обеспечения их доступности, корректного их воспроизведения, обеспечения юридической значимости, подтверждения валидности электронной подписи.

Аудиторская компания ООО «Навигатор-Консалт» готова предложить сотрудничество по оказанию услуг в расширении и внедрении системы ЭДО. В перечень наших услуг будут входить: 1. Изучение бизнес-процессов группы компаний или отдельного направления деятельности компаний группы. 2. Анализ внешнего документооборота (электронный, бумажный). 3. Анализ корректности работы системы ЭДО и оформления электронных документов. 4. Определение «слабых» мест, предложения по их исправлению. 5. Коммуникации с контрагентами, согласование условий для их перехода на систему ЭДО. 6. Проведение комплекса работ на стороне контрагентов для их перехода на систему ЭДО. 7. Разработка процедур, документов, написание регламентов для работы по системе ЭДО. 8. Последующее сопровождение работы системы ЭДО. Возможность быстро и легко начать электронный документооборот с контрагентами предоставляет сервис системы «1С ЭДО» в решении от фирмы «1С». Решение «1С ЭДО» встроено в типовые конфигурации 1С, в которых формирование, подписание и отправка электронных документов осуществляется непосредственно из программы 1С. Настройка обмена с контрагентами осуществляется непосредственно из программы 1С.             

Для сотрудничества с нашей компанией по вопросам оказания услуг в расширении и внедрении системы ЭДО вы можете обратиться к нашим партнерам Тихолюку Олегу, контактный телефон: 8-926-521-27-77, электронная почта OITikholuk@ncaudit.ru, Самонову Андрею, контактный телефон: 8-916-804-34-17, электронная почта ALSamonov@ncaudit.ru. Стоимость наших услуг в каждом конкретном случае определяется в индивидуальном порядке с учетом специфики бизнеса Заказчика. Наши специалисты успешно прошли обучение по программе «1С ЭДО: Станьте уверенным пользователем» в Учебном центре Фирмы 1С и имеют Свидетельство о прохождении курса обучения.

Шаги для перевода документов в электронный вид.

В свете быстро меняющейся ситуации компаниям необходимо быть готовыми к оптимизации и трансформации своих бизнес процессов. Внедрение ЭДО позволит обеспечить нормальное функционирование учетных процессов в условиях современной реальности с минимальными издержками для бизнеса . Основные шаги, которые позволят оптимизировать бизнес процессы, перевести документы в электронный вид уже сейчас, а также отказаться от оформления отдельных документов, предусматривают нижеследующее.

Шаг 1.

Проверить используемые электронные подписи.

− Проверить, какого типа электронные подписи используются в компании;

− Убедиться, что все уполномоченные лица имеют необходимые электронные подписи и полномочия;

− Проверить срок действия сертификатов квалифицированных электронных подписей;

Понять, какие средства подписания используются при удаленной работе.

− Оценить масштабируемость систем для удаленной работы;

− Установить обновить необходимое программное обеспечение;

Проверить подключение к оператору ЭДО.

− Проверить наличие заключенных договоров с оператором операторами ЭДО;

− Предоставить средства удаленного доступа к сервису оператора ЭДО и убедиться, что они настроены в соответствии с требованиями информационной безопасности.

Шаг 2.

Провести анализ документов.

− Учесть примеры лучшей практики выполнения работы в удаленном режиме (например, безопасный обмен файлами, использование VPN, повышение требований парольной политики,

обеспечение безопасности домашних и беспроводных сетей, а также защита принадлежащих компании ИТ устройств;

− Провести анализ документов, которые оформляются в компании, а также принять решения об отказе от оформления избыточных, дублирующих документов;

Оценить риски перевода документов в электронный вид.

− Проанализировать каждый документ на предмет допустимости и уровня риска перевода в электронный вид;

Установить вид электронной подписи для документов.

− Выбрать конкретный вид электронной подписи для подписания каждого вида документов.

Шаг 3.

Провести анализ готовности контрагентов.

− Начать активное взаимодействие с контрагентами на предмет перехода на ЭДО;

− Учесть примеры лучшей практики использования ЭДО, разработать внутренние инструкции и соглашения об ЭДО с контрагентами для минимизации возможного возникновения рисков и споров;

Разъяснить сотрудникам особенности ЭДО при выполнении работы в удаленном режиме.

−Подписать с сотрудниками соглашения об использовании электронной подписи;

− Объяснить требования к хранению и использованию электронной подписи с целью предотвращения угроз ее компрометации;

− Обучить работе в системе оператора ЭДО;

− Разъяснить юридические аспекты электронного взаимодействия.

 

ИТОГИ: Готовность компаний к удаленной работе по системе ЭДО.